企業懇親会の予算の決め方と相場

歓送迎会・忘年会・周年イベントなど、企業の懇親会を任されたとき、最初に悩むのが「予算をいくらに設定すればよいか」という点です。社内向けのイベントは失敗が許されにくく、稟議のために費用根拠を明確に示す必要もあります。この記事では、1人あたりの相場の考え方から、費用の内訳、そして稟議を通しやすくするコツまでを整理します。

1人あたりの予算相場の考え方

懇親会の予算は、目的・規模・時間帯によって変わります。ランチタイムの軽い懇親会と、夜の本格的な宴会では当然ながら相場が異なります。一般的には、飲食を中心とした懇親会で1人あたり5,000〜8,000円前後、周年イベントや表彰式を兼ねた場合はそれ以上を見込むケースが多くなります。まずは「どんな場にしたいか」を決め、そこから1人あたりの上限を逆算していくと予算が組み立てやすくなります。

• カジュアルな部署懇親会：1人あたり5,000円前後を目安に
• 歓送迎会・忘年会：1人あたり6,000〜8,000円程度
• 周年・表彰イベント：演出や会場グレードに応じて上振れを見込む

費用の内訳を分解する

予算を決めるときは、総額をいきなり考えるのではなく、項目ごとに分解すると精度が上がります。懇親会の費用は、主に「会場費」「飲食費」「景品・演出費」「運営費」の4つに分けられます。それぞれの目安を押さえておくと、どこを削ればよいか、どこにお金をかけるべきかの判断がしやすくなります。

1. 会場費：貸切料・席料など。人数と立地で大きく変動します
2. 飲食費：コース料理・飲み放題が中心。1人あたり単価で管理
3. 景品・演出費：ビンゴ景品や余興、装飾など盛り上げのための費用
4. 運営費：司会・進行・受付などの人件費や備品費

稟議を通しやすくするコツ

社内向けイベントで意外と多いのが「見積もりの根拠が曖昧で稟議が止まる」という事態です。総額だけが書かれた見積書では、経理や上長が判断に迷ってしまいます。明細付きの見積書を用意し、各項目に何が含まれているかを明示することで、承認のスピードは格段に上がります。

SalWayの企業懇親会代行は、1人1,650円（税込）・手配手数料0円という明朗な料金体系です。会場費・飲食費・景品代などの実費はそのまま明細に反映されるため、費用根拠が明確で稟議に通しやすいというメリットがあります。最低保証は49,500円〜（30名分）からで、規模に応じて30〜150名まで対応可能です。受付・進行・余興まで運営チームがサポートするため、通常業務と並行して幹事を務める負担も大きく軽減できます。